(Régie refondue version juin 2009)
DÉNOMINATION SOCIALE
1.0 Généralités
1.1 Dénomination sociale
1.1.1 La dénomination sociale est l'Association des Espèces d'Espaces Libres et Imaginaires
1.1.2 Dans les règlements qui suivent, les termes « Association », « organisme » et « corporation » désignent l'Association des Espèces d'Espaces Libres et Imaginaires
1.1.3 L'abréviation « espèces d'espaces libres » désigne l'Association susmentionnée à l'article 1.1.1
1.1.4 La régie interne présente amende celle adopté en 1983 et amendé en 1989, 2004, 2005, 2006 et 2009
1.1.5 En cas de doute sur l'interprétation de la présente régie interne, Le code CSN servira de référence
SIÈGE SOCIAL
1.2 Siège social
1.2.1 Le siège social de l'Association est établi à Montréal, au 2035 du boulevard St-Laurent, code postal H2X 2T3
BUTS
1.3 Buts
1.3.1 Les objets pour lesquelles la corporation est constituée sont les suivants :
1.3.2 Constituer un centre de documentation et de recherche sur des questions sociales et écologiques
1.3.3 Rechercher les moyens pour développer et favoriser l'entraide et l'autonomie en milieu urbain
1.3.4 Administrer une librairie sans but lucratif
POUVOIRS DE L'AEELI
1.4 Pouvoirs de l'Association
1.4.1 L'Association a le pouvoir d'emprunter toute somme nécessaire à son bon fonctionnement, ce auprès d'individus ou d'institutions
1.4.2 L'Association a le pouvoir d'acheter tout meuble ou immeuble qu'elle juge nécessaire à son bon fonctionnement
1.4.3 L'Association ne peut posséder une valeur en biens immobiliers supérieure à cent cinquante milles dollars (150,000$).
NOMBRE ET COMPOSITION
2.0 Conseil d'administration
2.1 Nombre et composition
2.1.1 Le conseil d'administration, ci-après nommé « C.A. », est composé de cinq (5) membres
2.1.2 La composition et la fonction respective des membres du C.A. sont déterminées par l'assemblée générale
POUVOIRS ET MANDATS
2.2 Pouvoirs et mandats
2.2.1 Les pouvoirs délégués au C.A. relèvent de l'assemblée générale et se limitent à l'administration et l'exécution des mandats déterminés par l'assemblée générale
2.2.2 Le C.A. est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation
2.2.3 Le C.A. accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l'organisme conformément à la loi et aux règlements généraux
2.2.4 Le C.A. voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées
2.2.5 Le C.A. doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de l'Association
ÉLIGIBILITÉ
2.3 Éligibilité
2.3.1 Le mandat des membres du C.A. est d'un an
2.3.2 Tout membre du C.A. est rééligible
2.3.3 Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au C.A.
2.3.4 Les membres du C.A. agissent bénévolement
2.3.5 Il y a élection des membres du C.A. une fois par année à l'occasion de l'assemblée générale annuelle des membres de l'Association
VACANCE
2.4 Vacance
2.4.1 Il y a vacance au C.A. par la suite de :
2.4.1.1 La mort ou la maladie prolongée d'un de ses membres
2.4.1.2 La démission par écrit d'un membre du C.A.
2.4.2 S'il y a plus de deux vacances simultanément à l'intérieur du C.A., les membres restant du C.A. convoqueront, dans les vingt et un (21) jours suivant le constat, une assemblée pour procéder à des élections générales du Conseil d'administration
AVIS DE CONVOCATION
2.5 Avis de convocation
2.5.1 Le secrétariat est responsable de donner les avis de convocation. Sous réserve de l’article 2.5.4, les réunions du C.A. seront annoncées aux membres de l’Association au moins quarante-huit (48) heures à l’avance
2.5.2 La présidence, en consultation avec les autres membres du C.A., fixe la date des réunion, laquelle est l'objet d'un avis de convocation. Si ce devoir est négligé, la majorité des membres peut, sur réquisition exprimée au secrétariat, convoquer une réunion du C.A.
2.5.3 L'avis de convocation doit être écrit et il peut être communiqué par les moyens électroniques tels que le courrier électronique (« courriel »)
2.5.4 Si tous les membres du C.A. sont réunis, ils peuvent, s'ils sont d'accords, décréter qu'il y a réunion officielle et alors l'avis de convocation n'est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d'éviter des doutes sur la valeur de cette réunion
QUORUM
2.6 Quorum
2.6.1 Il y a quorum si une majorité des membres du C.A. sont présents
2.6.2 Le vote par procuration est prohibé
2.6.3 Une résolution est adoptée dès qu'il y a majorité simple des voix
LES ROLES AU C.A.
3.0 Rôles au Conseil d'Administration
3.1 Les rôles
3.1.1 La composition du C.A. comprend un rôle à la présidence, à la vice-présidence, à la trésorerie et au secrétariat
3.1.2 Les rôles de présidence et de vice-présidence sont interchangeables au besoin
3.1.3 Le procès-verbal doit faire mention des rôles interchangés par les membres du C.A.
LA PRÉSIDENCE
3.2 La présidence
3.2.1 La présidence surveille l'exécution des décisions prises aux assemblées de l'Association et remplit toutes les charges qui lui sont attribuées durant le cours de son terme par l'assemblée
3.3 La vice-présidence
3.3.1 La vice-présidence assume la charge de présidence en cas d'absence de la personne élue à ce rôle
3.3.2 Tout membre du C.A. n'assumant pas l'un ou l'autre rôle de présidence, de secrétariat ou de trésorerie est présumé comme remplissant le rôle de vice-présidence
LE SECRÉTARIAT
3.4 Le secrétariat
3.4.1 Le secrétariat est responsable de la rédaction de tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du C.A., la tenue à jour des registres des membres et des administrateurs, la régie interne et les autres documents administratifs de l'Association
3.4.2 Le secrétariat signe, avec la présidence, tous les documents afférant aux engagements non-financiers de la corporation et voit à la rédaction des rapports requis par diverses lois et autres documents ou lettres pour l'Association
3.4.3 Le secrétariat exécute toute autre fonction qui lui est attribuée durant le cours de son terme par les règlements de l'Association
LA TRÉSORERIE
3.5 La trésorerie
3.5.1 La trésorerie est responsable de la collecte, du dépôt et de la gestion des chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou conventions engageant financièrement l'Association ou la favorisant; de tels documents doivent porter sa signature avec celle de la présidence
3.5.2 La trésorerie est responsable de la tenue à jour des registres des hypothèques, des dettes et des crédits, des livres comptables, des reçus et tout autres documents financiers de l'Association
ÉTATS FINANCIERS
3.6 États financiers
3.6.1 Tout chèque payable à l'Association doit être déposé au compte de la corporation
3.6.2 Le C.A. détermine la ou les banques ou caisses populaires ou trusts où la trésorerie doit effectuer les dépôts
3.6.3 L'exercice financier commence le premier mars de chaque année et se termine le dernier jour de février de l'année suivante, mais l'assemblée générale peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux
3.6.4 Les états financiers seront vérifiés chaque année par la vérification pour laquelle une ou des personnes seront nommées lors de l'assemblée générale annuelle par celle-ci
3.6.5 Les livres de l'Association seront mis à date le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier
RÔLES GÉNÉRAUX
3.7 Rôles généraux
3.7.1 Les administrateurs sont responsables de la conservation de tout les documents administratifs, financiers et des archives de l'Association
3.7.2 Les administrateurs sont responsables d'assurer que tout les documents de l'Association sont disponibles pour consultation sur place, au siège social, dans les quatorze (14) jours suivant une demande des membres ou des créanciers
3.7.3 Les administrateurs sont responsables de fournir une copie de la régie interne ainsi que la liste et les coordonnées à jour des administrateurs et des membres dans les quatorze (14) jours suivant une demande écrite d'un membre
DISSOLUTION
4.0 La dissolution
4.1 Au cas de liquidation de la corporation ou de la distribution de ses biens, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue
CONDITIONS D'ADMISSION
5.0 Assemblée générale
5.1 Conditions d'admission
5.1.1 Sous réserve d'être accepté par l'assemblée de l'Association, à partir d'un vote à majorité absolue, peut être membre : 1/ tout membre d'un groupe libertaire qui respecte la mission de l'Association; 2/ tout individu libertaire qui respecte la mission de l'Association
5.1.2 Lorsqu’un groupe ou un individu veut adhérer comme membre à l’association, il dépose sa demande motivée à l’assemblée générale qui la reçoit et une assemblée subséquente, tenue dans un délai de trois (3) mois, en discute et se prononce sur l'adhésion
5.1.3 Les groupes ou les projets libertaires peuvent avoir dans l'Association jusqu'à deux (2) membres.
5.1.4 Si un projet ou groupe détient plus d'un quart (1/4) des membres, l'Association cherchera activement des nouveaux membres qui rempliront une des conditions d'admissions décrit dans l'article 5.1.1
RÉUNIONS
5.2 Réunions
5.2.1 Les membres sont tenus de se réunir périodiquement en assemblée générale
AVIS DE CONVOCATION
5.3 Avis de convocation
5.3.1 Le C.A. fera parvenir à chacun des membres, à leur domicile, un avis écrit de convocation, et ce, au moins quatorze (14) jours avant la tenue de l'assemblée
5.3.2 Un membre peut renoncer à recevoir une convocation par la poste; le C.A. fera alors parvenir la convocation par courrier électronique
5.3.3 Les membres sont responsables de communiquer promptement à l'Association tout changement de leurs coordonnées
5.3.4 Tout membre peut convoquer une assemblée générale spéciale moyennant l'appuie d'au moins un dixième (1/10) des membres; cependant, les membres devront premièrement pétitionner par écrit le C.A., en communiquant un ordre du jour fixe; si après 21 jours le C.A. omet de convoquer l'assemblée, les membres pourront alors la convoquer
5.3.5 L'assemblée des membres décide selon un vote à majorité absolue qui est ou n'est pas membre de l'Association
5.3.6 Sauf en raison de motifs sérieux déterminés par l'assemblée des membres, toute personne ne participant pas à trois (3) assemblées consécutives sera considérée comme ayant démissionnée
5.3.7 Si quelqu'unE ne peut être rejoint par le Conseil d'administration pendant une période de un (1) an, cette personne n'est plus considérée comme membre de l'Association
QUORUM
5.4 Quorum
5.4.1 Le quorum est atteint d'une majorité simple des membres
5.4.2 Seul les membres ont droit de vote à l'assemblée générale, et chaque membre n'a droit qu'à un vote
5.4.3 Sauf dans le cas où des amendements doivent être apportés à la régie interne, toutes décisions de l'assemblée générale se prennent à la majorité simple. Tout amendement à la régie interne est soumis à l'assentiment des deux tiers (2/3) des membres de l'assemblée générale
POUVOIRS ET MANDATS
5.5 Pouvoirs et mandats
5.5.1 La présentation des états financiers, ainsi que l'élection des administrateurs ont lieu lors de l'assemblée générale annuelle
5.5.2 Tout membre est éligible au C.A.; cependant, aucun groupe ou projet détiendra la majorité des postes du C.A.
5.5.3 Tout membre a le droit de consulter sur place, au siège social, les documents de l'association dans les quatorze (14) jours suivant une demande au C.A.
5.5.4 Toute dépense doit être autorisée par le C.A.; toutefois, une dépense excédent mille dollars (1000$) requiert l'autorisation formelle de l'assemblée générale
5.5.5 Tout chèque, tout contrat et toute transaction concernant l'Association doivent porter au moins deux (2) signatures, dont celle du président, du secrétaire ou du trésorier, lesquelles demeurent à la discrétion du C.A.
5.5.6 Conformément à l'article 2.5.1, tout membre a le droit d'observer les réunions du C.A. et des comités de l'AEELI. Tout membre a le droit de recevoir les avis de convocation et les procès verbaux selon les mêmes modalités observées pour les membres de ces instances
